VALUTAZIONE DEL FORNITORE,

PERCHE’, COME E QUANDO FARLO

parte 3

4. - Valutazione del Fornitore secondo la Norma UNI EN ISO 9001

La valutazione del fornitore è un processo fondamentale all'interno di un sistema di gestione della qualità conforme alla norma UNI EN ISO 9001. Essa mira a garantire che i prodotti o servizi acquistati da fornitori esterni soddisfino i requisiti dell'organizzazione e contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi e livelli di qualità.

4.1. - Perché è Importante Valutare i Fornitori

       La maggior parte delle cause in sede civile intentate dai clienti nei confronti dei propri fornitori hanno sempre una base comune: scarsa conoscenza reciproca.

       Se sono alla direzione di una organizzazione che si occupa di carpenteria metallica e trovo più conveniente affidare all’esterno il taglio delle lamiere,  come trovo il fornitore?

       Certamente non mi affido alle “pagine gialle”, ma domando ai niei competitor qualche indirizzo utile. Successivamente prendo contatto e mi reco presso il fornitore per rendermi conto di come lavora.

       Questo è un primo passo per stabilire un rapporto corretto con il fornitore.

       Il processo di valutazione periodica dei propri fornitori riveste un ruolo fondamentale per il mio livello qualitativo poiché permette:

• Garanzia della qualità: Assicura che i prodotti o servizi acquistati siano conformi ai requisiti specificati, contribuendo alla qualità finale del prodotto o servizio dell'organizzazione.
• Riduzione dei rischi: Identifica potenziali problemi o non conformità nei prodotti o servizi dei fornitori, evitando ritardi, costi aggiuntivi e insoddisfazione del cliente.
• Miglioramento continuo: Fornisce un feedback ai fornitori per aiutarli a migliorare la loro performance e a stabilire relazioni di partnership a lungo termine.
• Conformità normativa: È un requisito esplicito della norma UNI EN ISO 9001, che richiede alle organizzazioni di selezionare, valutare e monitorare i propri fornitori.

4.2. - Come si Valuta un Fornitore secondo la ISO 9001

La norma UNI EN ISO 9001 non specifica un metodo di valutazione unico, ma fornisce delle linee guida generali. Le organizzazioni possono adottare diversi approcci, tra cui:

• Valutazione documentale: Analisi della documentazione del fornitore, come certificazioni di qualità, politiche aziendali, procedure e risultati di audit interni.
• Visita in loco: Ispezione delle strutture e dei processi del fornitore per verificare le condizioni di produzione e le capacità tecniche.
• Analisi dei prodotti/servizi: Verifica della conformità dei prodotti o servizi forniti ai requisiti contrattuali e alle specifiche tecniche.
• Monitoraggio della performance: Valutazione continua della performance del fornitore attraverso l'analisi dei dati relativi a qualità, consegne, costi e reclami.

 

4.2.1 - Elementi da Valutare

Durante la valutazione di un fornitore, è importante considerare i seguenti aspetti:

• Capacità tecniche: Abilità del fornitore di produrre o fornire il prodotto o servizio richiesto con la qualità e la quantità desiderate.
• Sistemi di gestione della qualità: Presenza e adeguatezza di un sistema di gestione della qualità conforme a norme riconosciute (es. ISO 9001).
• Esperienza e referenze: Storia del fornitore nel settore e referenze da altri clienti.
• Capacità finanziaria: Stabilità finanziaria del fornitore.
• Capacità di consegna: Capacità del fornitore di rispettare i tempi di consegna stabiliti.
• Flessibilità: Capacità del fornitore di adattarsi alle esigenze mutevoli del cliente.
• Politiche ambientali e sociali: Conformità del fornitore alle normative ambientali e sociali.

4.2.2 - Parametri di valutazione

La valutazione di un fornitore è un processo fondamentale per garantire la qualità dei prodotti o servizi acquistati, l'efficienza della catena di approvvigionamento e la minimizzazione dei rischi per l'azienda. I parametri di valutazione possono variare a seconda del settore, del tipo di prodotto o servizio acquistato e delle specifiche esigenze dell'azienda.

Ecco alcuni dei parametri di valutazione più comuni:

Qualità del prodotto/servizio:

• Conformità alle specifiche: Il prodotto o servizio deve rispettare esattamente le caratteristiche tecniche, le dimensioni, i materiali e gli standard di qualità concordati.
• Affidabilità: Il prodotto o servizio deve funzionare correttamente e in modo continuativo nel tempo.
• Durata: La vita utile del prodotto deve essere conforme alle aspettative e alle esigenze del cliente.

Tempistiche di consegna:

• Puntualità: Le consegne devono avvenire entro le date stabilite nel contratto.
• Flessibilità: Il fornitore deve essere in grado di adattare le tempistiche di consegna in caso di variazioni improvvise della domanda.

Prezzo:

• Competitività: Il prezzo deve essere competitivo rispetto al mercato e alla qualità del prodotto/servizio offerto.
• Condizioni di pagamento: Le condizioni di pagamento devono essere chiare e vantaggiose per l'azienda acquirente.

Affidabilità e solidità finanziaria:

• Capacità produttiva: Il fornitore deve avere la capacità di soddisfare la domanda dell'azienda cliente, anche in caso di picchi di richiesta.
• Stabilità finanziaria: Il fornitore deve avere una solida situazione finanziaria per garantire la continuità delle forniture.

Assistenza e supporto post-vendita:

• Tempestività nell'assistenza: Il fornitore deve essere in grado di risolvere rapidamente eventuali problemi o guasti.
• Competenza del personale: Il personale del fornitore deve essere competente e disponibile a fornire assistenza tecnica.

Capacità innovativa:

• Ricerca e sviluppo: Il fornitore deve investire in ricerca e sviluppo per migliorare continuamente i propri prodotti e servizi.
• Capacità di adattamento: Il fornitore deve essere in grado di adattarsi alle nuove tecnologie e alle esigenze del mercato.

Sostenibilità:

• Impatto ambientale: Il fornitore deve adottare pratiche sostenibili per ridurre l'impatto ambientale della produzione.
• Responsabilità sociale: Il fornitore deve rispettare i diritti dei lavoratori e le norme etiche.

Altri parametri:

• Flessibilità: Il fornitore deve essere in grado di adattarsi alle esigenze mutevoli del cliente.
• Comunicazione: La comunicazione tra azienda e fornitore deve essere chiara, efficace e tempestiva.
• Cultura aziendale: La cultura aziendale del fornitore deve essere allineata con quella dell'azienda cliente.

La scelta dei parametri di valutazione dipende da diversi fattori, tra cui:

• Il tipo di prodotto o servizio acquistato
• L'importanza strategica del fornitore
• Il livello di rischio associato all'acquisto
• Gli obiettivi dell'azienda

Una valutazione accurata dei fornitori permette di selezionare i partner commerciali più affidabili e di ottimizzare i processi di acquisto

4.2.3. - Strumenti per la valutazione dei fornitori:

• Schede di valutazione: Strumenti standardizzati per valutare i fornitori in base a criteri predefiniti.
• Audit: Verifiche periodiche per valutare la conformità del fornitore agli standard di qualità e sicurezza.
• Benchmarking: Confronto tra le prestazioni del fornitore e quelle dei concorrenti.

4.2.3.1. – Schede di valutazione

       La scheda di valutazione è lo strumento più usato dalle organizzazioni per la valutazione dei propri fornitori. Purtroppo viene utilizzata in maniera del tutto insufficiente (pochissimi parametri di valutazione) e tempi di rivalutazione biblici (ci si limita a confermare ogni anno ciò che è riportato nella scheda).

       Data, come descritto in precedenza, l’importanza del processo di valutazione dei fornitori potrebbe essere utile suggerire uno schema di scheda che contenga il minimo indispensabile dei parametri di valutazione:

 

SCHEDA DI VALUTAZIONE FORNITORI				Doc. n.
Nome
Indirizzo
Contatti
Prodotti forniti
Servizi forniti
Data di valutazione
CRITERI DI VALUTAZIONE
Criterio	Peso	Descrizione	Voto (1-10)	Osservazioni
Qualità del prodotto o servizio	25%	Conformità alle specifiche, difettosità, puntualità nelle consegne
Caoacità produttuva	20%	Capacità di soddisfare le nostre esigenze in termini di quantità e tempi
Sistema di gestione della qualità	15%	Certificazioni, procedure interne, capacità di miglioramento continuo
Flessibilità	10%	Capacità di adattarsi a cambiamenti nelle richieste
Prezzi	10%	Competitività dei prezzi, condizioni di pagamento
Affidabilità	10%	Rispetto degli impegni, capacità di risolvere problemi
Altro (specificare)	10%
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SCHEDA DI VALUTAZIONE FORNITORI
VALUTAZIONE COMPLESSIVA
Grado di valutazione		motivazione	Note/osservazioni
Fortemente racomandato
Raccomandato
Accettabile con riserva
Non raccomandato
CONCLUSIONI ED AZIONI RICHIESTE
Fattori		descrizione	Azioni richieste
Punti di forza
Aree di miglioramento
ALLEGATI ALLA SCHEDA
1	Documentazione del fornitore (certificazioni, procedure, ecc.)
2	Risultati delle verifichE
3	Altri documenti rilevanti
Pag. 2

 

Note: Peso dei criteri: I pesi assegnati a ciascun criterio possono variare a seconda delle esigenze specifiche dell'azienda. Scala di valutazione: La scala da 1 a 10 è solo un esempio, è possibile adottare altre scale o indicatori. Osservazioni: Questa sezione è fondamentale per annotare dettagli specifici su ogni criterio, evidenziando sia gli aspetti positivi che quelli negativi. Conclusioni e azioni: In questa sezione si riassumono i risultati della valutazione, si individuano le aree di miglioramento e si definiscono le azioni da intraprendere. Come utilizzare la scheda: Definizione dei criteri: Identificare i criteri più importanti per la tua azienda, in base al tipo di prodotti/servizi acquistati e alle esigenze specifiche. Assegnazione dei pesi: Assegnare un peso a ciascun criterio in base alla sua rilevanza. Valutazione: Valutare il fornitore per ogni criterio, utilizzando una scala numerica o altri indicatori. Analisi dei risultati: Analizzare i risultati complessivi e individuare le aree di forza e debolezza del fornitore. Decisione: Sulla base dei risultati della valutazione, prendere una decisione sulla collaborazione con il fornitore. Monitoraggio: Monitorare periodicamente le prestazioni del fornitore e aggiornare la scheda di valutazione. Suggerimenti aggiuntivi: Coinvolgere più persone: Coinvolgere più persone nel processo di valutazione, per avere una visione più completa. Utilizzare strumenti informatici: Utilizzare software specifici per gestire le valutazioni dei fornitori e facilitare la raccolta e l'analisi dei dati. Collegare la valutazione alla pianificazione degli acquisti: Utilizzare i risultati delle valutazioni per migliorare la pianificazione degli acquisti e la selezione dei fornitori. Benefici della scheda di valutazione: Miglioramento della qualità: Assicura che i prodotti/servizi acquistati soddisfino i requisiti di qualità. Riduzione dei costi: Contribuisce a selezionare fornitori competitivi e a ridurre i costi legati a difetti e ritardi. Miglioramento delle relazioni con i fornitori: Favorisce una comunicazione più efficace e una collaborazione più stretta con i fornitori. Conformità alla ISO 9001: Dà dimostrazione della conformità al requisito 8.4.1 della norma ISO 9001. Avvertenza: Questa è una proposta di scheda di valutazione e può essere adattata alle specifiche esigenze di ciascuna azienda. È importante coinvolgere gli attori coinvolti nel processo di acquisto e di qualità per definire una scheda che sia efficace e utile.