ELEMENTI FONDAMENTALI

IN UN SISTEMA DI GESTIONE

PER LA QUALITA’ DI CUI

NON SI PARLA O NON SI CONSIDERANO DEGNI DI ATTENZIONE:

     ORGANIGRAMMA E MANSIONARIO

 parte 2

1.5 - L'IMPORTANZA DELL’ORGANUGRAMMA UN UN SISTEMA DI GESTUIONE PER LA QUALITA’

L'organigramma rappresenta una mappa visiva fondamentale all'interno di un sistema di gestione per la qualità. Esso descrive la struttura gerarchica di un'organizzazione, delineando le relazioni tra i diversi ruoli, le responsabilità e le autorità.

E’ importante poiché fornisce e definisce:

• Chiarezza dei ruoli: Definisce in modo chiaro ed univoco le responsabilità di ciascun dipendente, evitando sovrapposizioni o lacune.
• Comunicazione efficace: Facilita la comunicazione interna, permettendo a tutti di comprendere la propria posizione all'interno dell'organizzazione e i rapporti con gli altri.
• Responsabilità: Assegna in modo esplicito le responsabilità per la qualità, garantendo che tutti siano consapevoli del proprio ruolo al fine di contribuire al raggiungimento degli obiettivi.
• Efficienza: Contribuisce a ottimizzare i processi, evitando colli di bottiglia e inefficienze.
• Conformità: Supporta la conformità agli standard di qualità, come la norma ISO 9001, che richiede una struttura organizzativa ben definita.
• Miglioramento continuo: Facilita l'identificazione delle aree di miglioramento e la definizione di azioni correttive.

Gli elmenti chiave di un organigramma efficace sono rappresentati da:

• Ruoli e responsabilità: Definizione chiara dei ruoli e delle relative responsabilità per la qualità.
• Linee di autorità: Indicazione delle linee di reporting e delle relazioni gerarchiche.
• Unità organizzative: Identificazione delle diverse unità organizzative e delle loro interazioni.
• Aggiornamento: L'organigramma deve essere aggiornato regolarmente per riflettere eventuali cambiamenti organizzativi.

L'organigramma nel sistema di gestione per la qualità può essere utilizzato per:

• Definizione dei processi: L'organigramma può essere utilizzato come punto di partenza per definire i processi e le procedure.
• Assegnazione delle risorse: Aiuta a assegnare le risorse (persone, materiali, ecc.) ai diversi processi.
• Valutazione delle prestazioni: Può essere utilizzato per valutare le prestazioni individuali e di gruppo.
• Comunicazione degli obiettivi: Serve a comunicare gli obiettivi di qualità a tutti i livelli dell'organizzazione.

In altri termini un organigramma ben strutturato è uno strumento essenziale per garantire l'efficacia di un sistema di gestione per la qualità. Esso contribuisce a creare un ambiente di lavoro più ordinato, a migliorare la comunicazione e a raggiungere gli obiettivi di qualità dell'organizzazione.

 

 

2- MANSIONARIO

 

2.1 – DEFINIZIONE DEL MANSIONARIO

 

Un mansionario è uno strumento fondamentale in ambito aziendale poichè è funzionale alla definizione chiara e precisa dei compiti, le responsabilità e le competenze richieste per ogni singola posizione all'interno di un'organizzazione.

2.2. – CARATTERISTICHE PRINCIPALI DI UN MANSIONARIO

       Data la sua importanza nel sistema azienda un mansionario efficace non può fare a meno di:

• Chiarezza e precisione: Ogni mansione deve essere descritta in modo dettagliato e senza ambiguità, evitando vaghezze e termini generici. Occorre prestare la massima attenzione ai perimetri di azione e responsabilità della mansione descritta in modo da non invadere lo spazio della funzione che precede o che segue.
• Completezza: Deve includere tutte le attività e le responsabilità che rientrano nel ruolo, anche quelle meno evidenti. Il campo di azione deve essere specificato in modo tale da individuare facilmente le azioni precedenti e successive dei ruoli che precedono o succedono.
• Aggiornamento: Un mansionario non è statico, ma deve essere aggiornato regolarmente per riflettere eventuali cambiamenti organizzativi o nell'ambito delle mansioni stesse.
• Obiettività: La descrizione delle mansioni deve essere oggettiva e basata su fatti concreti, evitando giudizi di valore.
• Coerenza: Le mansioni descritte devono essere coerenti con la struttura organizzativa dell'azienda e con gli obiettivi strategici.
• Personalizzazione: Ogni mansionario deve essere specifico per la posizione che descrive, tenendo conto delle caratteristiche peculiari di quella mansione.

2.3 – FUNZIONE DI UN MANSIONARIO

       Il mansionario è utilizzato per svolgere delle azioni fondamentali al fine della gestione aziendale, per cuila sua funzione è quella di:

• Esatta definizione dei ruoli: Ogni dipendente ha una visione chiara delle proprie responsabilità, evitando sovrapposizioni o lacune.
• Valutazione delle prestazioni: Fornisce una base oggettiva per valutare le performance dei dipendenti e individuare eventuali aree di miglioramento.
• Pianificazione delle risorse: Permette di identificare le competenze necessarie per ogni ruolo e di pianificare le attività di formazione e sviluppo del personale.
• Gestione del personale: È utile per la selezione del personale, la definizione delle retribuzioni e la gestione delle progressioni di carriera.
• Comunicazione interna: Favorisce una comunicazione interna più efficace, in quanto tutti i dipendenti conoscono le aspettative dell'azienda nei loro confronti.

 

2.4 – CONTENUTI DI UN MANSIONARIO

       Nella elaborazione corretta ed efficace di un mansionario occorre tener conto che tale documento deriva direttamente dall’Organigramma aziendale e che specifica ciò che in quest’ultimo  non è contenuto.

• Titolo della posizione: Denominazione precisa del ruolo.
• Dipartimento: Area dell'azienda a cui appartiene la posizione.
• Riporta a: Indicazione del superiore gerarchico diretto.
• Scopo del ruolo: Descrizione sintetica del contributo della posizione agli obiettivi aziendali.
• Responsabilità principali: Elenco dettagliato delle attività e dei compiti.
• Competenze richieste: Conoscenze, abilità e caratteristiche personali necessarie per svolgere il ruolo.
• Relazioni interne ed esterne: Interazioni con altri reparti e con clienti/fornitori.
• Autorità: Livello di autonomia decisionale.

 

2.5 – COME ELABORARE UN NAMSIONARIO EFFICACE

 

Un mansionario ben strutturato è uno strumento fondamentale per qualsiasi organizzazione, in particolare per quelle che ambiscono a un sistema di gestione della qualità efficiente. Esso definisce chiaramente le responsabilità, le competenze e le attività di ogni ruolo, contribuendo a migliorare la comunicazione, la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.

 

2.5.1 - Definizione degli obiettivi

 

       La prima operazione da compiere è quella di specificare la “mission aziedale” attraverso:

·        Lo scopo;

·        I valori;

·        Obiettivi a breve, medio e lungo termine.

La seconda operazione consiste nel definire le posizioni aziendali fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi

 

 

 

2.5.2 -  Analisi delle mansioni

 

       L’analisi delle mansioni può avvenire mediante:

 

• Osservazione diretta: Osservare come vengono svolte le attività in pratica.
• Interviste: Chiedere ai dipendenti che occupano la posizione le loro responsabilità e le attività che svolgono quotidianamente.
• Documenti esistenti: Analizzare  procedure, manuali e descrizioni di lavoro precedenti.

 

2.5.3 -  Struttura del mansionario:

 

Un mansionario, per essere considerato efficace, dovrebbe includere le seguenti sezioni:

 

• Titolo della posizione: Denominazione chiara e univoca.
• Riporto gerarchico: A chi risponde il titolare della posizione
• Obiettivi principali: Quali sono i risultati attesi
• Responsabilità: Elenco dettagliato delle attività e delle decisioni di cui è responsabile.
• Autorità: Quali sono i poteri decisionali
• Competenze richieste: Quali conoscenze, abilità e esperienze sono necessarie
• Relazioni interne ed esterne: Con chi interagisce il titolare della posizione

 

 

2.5.4 -  Utilizzo di verbi d'azione:

 

Per rendere il mansionario più chiaro e concreto, occorre utilizzare verbi d'azione specifici (es. pianificare, analizzare, implementare, valutare).

 

Evitare termini vaghi o ambigui e assicurarsi che il linguaggio sia comprensibile per tutti.

 

Il mansionario non è un documento statico. Deve essere aggiornato regolarmente per riflettere eventuali cambiamenti organizzativi o nell'ambito dei processi.

Esempi di verbi d'azione:

• Pianificazione: sviluppare, programmare, definire, stabilire
• Organizzazione: coordinare, delegare, assegnare, strutturare
• Controllo: monitorare, verificare, ispezionare, valutare
• Comunicazione: informare, presentare, negoziare, persuadere
• Risoluzione dei problemi: analizzare, identificare, risolvere, migliorare

 

2.5.5 - Suggerimenti aggiuntivi

 

• Coinvolgimento dei dipendenti: Chiedere il loro feedback durante la creazione del mansionario.
• Utilizzrea un formato standardizzato: Rendere i mansionari uniformi facilita la consultazione e l'aggiornamento.
• Associare  il mansionario all'organigramma: I due documenti devono essere coerenti tra loro.
• Utilizzare un software dedicato: Esistono strumenti informatici che possono facilitare la creazione e la gestione dei mansionari.

 

 

2.5.6 – Vantaggi di un mansionario

 

Un mansionario ben strutturato porta numerosi vantaggi:

• Chiarezza dei ruoli: Evita sovrapposizioni e lacune.
• Valutazione delle prestazioni: Fornisce una base oggettiva per valutare i dipendenti.
• Formazione mirata: Permette di identificare le esigenze formative.
• Succession planning: Facilita la pianificazione delle successioni.
• Miglioramento continuo: Supporta l'analisi dei processi.

 

2.6 - L'IMPORTANZA DEL MANSIONARIO IN UN SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA’

Il mansionario, insieme all'organigramma, costituisce un pilastro fondamentale per un sistema di gestione per la qualità efficace. Mentre l'organigramma definisce la struttura gerarchica, il mansionario entra nel dettaglio, specificando le responsabilità, le competenze e i compiti di ogni singola posizione all'interno dell'organizzazione.

Perché il mansionario sia così importante è legato, in parte, ai suoi contenuti ed infine alle caratteristiche:

• Chiarezza delle responsabilità: Ogni dipendente ha una comprensione precisa del proprio ruolo, evitando sovrapposizioni e lacune che potrebbero compromettere la qualità dei processi.
• Valutazione delle prestazioni: Il mansionario serve come riferimento per valutare le performance individuali, individuando eventuali carenze formative o di esperienza.
• Formazione mirata: Permette di definire piani di formazione personalizzati, assicurando che ogni dipendente disponga delle competenze necessarie per svolgere al meglio il proprio lavoro.
• Succession planning: Facilità la pianificazione delle successioni, identificando i candidati interni più adatti a ricoprire ruoli di maggiore responsabilità.
• Conformità agli standard: Contribuisce a garantire la conformità agli standard di qualità, come la ISO 9001, che richiede una precisa definizione delle responsabilità.
• Miglioramento continuo: Supporta l'analisi dei processi e l'individuazione di eventuali inefficienze, consentendo di apportare miglioramenti mirati.

Gli elementi chiave di un buon mansionario possono essere riassunti in:

• Titolo della posizione: Denominazione chiara e univoca del ruolo.
• Riporto gerarchico: Indicazione del superiore diretto.
• Obiettivi principali: Descrizione sintetica dei risultati attesi dalla posizione.
• Responsabilità: Elenco dettagliato delle attività e delle decisioni di cui il titolare della posizione è responsabile.
• Autorità: Definizione dei poteri decisionali e delle risorse a disposizione.
• Competenze richieste: Elenco delle conoscenze, delle abilità e delle esperienze necessarie per svolgere il ruolo.
• Relazioni interne ed esterne: Indicazione dei principali contatti interni ed esterni con cui il titolare della posizione interagisce.

Per integrare il mansionario nel sistema di gestione per la qualità occorre:

• Allineamento agli obiettivi: Il mansionario deve essere allineato agli obiettivi strategici e ai processi dell'organizzazione.
• Revisione periodica: Va aggiornato regolarmente per riflettere eventuali cambiamenti organizzativi o nell'ambito dei processi.
• Comunicazione: Deve essere condiviso con tutti i dipendenti e utilizzato come riferimento per la formazione e la valutazione del personale.
• Collegamento con altri documenti: Deve essere integrato con altri documenti del sistema di gestione per la qualità, come le procedure e le istruzioni operative.