VALUTAZIONE DEL FORNITORE,
PERCHE’, COME E QUANDO FARLO
parte 4
4.2.3.2.
– Audit
Un audit per la valutazione del fornitore è un processo sistematico e
documentato di verifica indipendente per determinare se le attività e i
risultati relativi a un fornitore conformino a requisiti stabiliti,
contrattuali o legali. In sostanza, è un'analisi approfondita che ha
l'obiettivo di valutare la capacità di un fornitore di soddisfare le esigenze
di un'azienda cliente.
Gli obiettivi
principali di un audit fornitore sono:
- Valutare la conformità: Verificare se
il fornitore rispetta le specifiche tecniche, le norme di qualità, le
scadenze e gli altri requisiti contrattuali.
- Identificare le non conformità: Individuare
eventuali deviazioni dai requisiti stabiliti, al fine di porre rimedio e
prevenire problemi futuri.
- Valutare i sistemi di gestione: Analizzare i
sistemi di gestione della qualità, della sicurezza, dell'ambiente e altri
sistemi rilevanti del fornitore.
- Misurare le prestazioni: Valutare le
performance del fornitore in termini di qualità, puntualità, flessibilità
e altri indicatori chiave.
- Migliorare le relazioni: Rafforzare la
collaborazione con il fornitore, identificando le aree di miglioramento e
le opportunità di ottimizzazione.
Le fasi
tipiche di un audit fornitore consistono in:
- Pianificazione: Definizione
degli obiettivi, dei criteri di valutazione, della documentazione
necessaria e della squadra di audit.
- Conduzione: Esecuzione
delle verifiche in loco presso il fornitore, attraverso interviste,
analisi di documenti, ispezioni e test.
- Rapporto: Redazione di un rapporto
dettagliato che descrive le attività svolte, i risultati ottenuti, le non
conformità riscontrate e le raccomandazioni per il miglioramento.
- Azioni correttive: Definizione e
implementazione delle azioni correttive da parte del fornitore, seguite da
un monitoraggio per verificarne l'efficacia.
Un audit
fornitore porta dei benefici tra i quali:
- Riduzione dei rischi: Identificazione
e mitigazione dei rischi legati alla qualità, alla sicurezza e alla
conformità.
- Miglioramento della qualità dei
prodotti/servizi:
Incentivazione del fornitore a migliorare continuamente le proprie
prestazioni.
- Ottimizzazione dei costi: Identificazione
di opportunità per ridurre i costi e migliorare l'efficienza.
- Rafforzamento delle relazioni: Creazione di una
relazione più solida e trasparente con il fornitore.
- Conformità alle normative: Verifica del
rispetto delle normative vigenti e dei requisiti contrattuali.
4.2.3.3.
- Benchmarking
Il
benchmarking è una metodologia che consiste nel confrontare sistematicamente
le performance del fornitore da valutare , prodotti, servizi o processi con
quelli di altre aziende considerate eccellenti nel settore.
L'obiettivo
è identificare le best practice e le aree di miglioramento all'interno
della organizzazione sotto osservazione.
In poche
parole, il benchmarking serve a:
- Misurare la
competitività.
- Identificare le migliori
pratiche del settore.
- Stabilire degli obiettivi di miglioramento.
- Ottimizzare i
processi aziendali.
Il
benchmarking è funzionale alla:
- Identificazione dei processi da
analizzare:
Si scelgono i processi chiave da confrontare, ad esempio la gestione della
produzione, la gestione delle relazioni con i clienti o la gestione delle
risorse umane.
- Selezione dei partner di
benchmarking:
Si individuano le aziende di riferimento, che possono essere concorrenti
diretti, aziende di altri settori o aziende che eccellono in specifiche
aree.
- Raccolta dei dati: Si raccolgono
dati sulle performance dei partner di benchmarking, attraverso interviste,
analisi di documenti, visite aziendali o altre metodologie.
- Analisi dei dati: Si confrontano
i dati raccolti con le performance dei fornitori oggetto di valutazione,
identificando le differenze e le cause.
- Definizione delle azioni di
miglioramento:
Si definiscono le azioni concrete da intraprendere per migliorare le
performance, ispirandosi alle best practice dei partner di benchmarking.
Esistono diversi tipi di benchmarking, ognuno dei
quali differisce dall’altro per l’obiettivo per cui viene elaborato:
- Benchmarking interno: Confronto tra
diverse divisioni o unità organizzative all'interno della azienda.
- Benchmarking competitivo: Confronto con i
concorrenti diretti.
- Benchmarking funzionale: Confronto con
aziende che eccellono in specifiche funzioni aziendali, anche se operano
in settori diversi.
- Benchmarking generico: Confronto con
le migliori pratiche a livello generale, indipendentemente dal settore.
Il
benchmarking è uno strumento estremamente efficace poiché:
- Migliora la competitività: Permette di
allinearsi alle migliori pratiche del settore e di superare i concorrenti.
- Aumenta l'efficienza: Identifica le
inefficienze nei processi e suggerisce modi per ottimizzarli.
- Fomenta l'innovazione: Introduce nuove
idee e prospettive, stimolando la creatività e l'innovazione.
- Supporta la presa di decisioni: Fornisce dati e
informazioni utili per prendere decisioni strategiche.
4.3.
- Benefici della Valutazione dei
Fornitori
Una
corretta valutazione dei fornitori porta numerosi benefici all'organizzazione,
tra cui:
- Miglioramento
della qualità: Prodotti e servizi di maggiore qualità.
- Riduzione dei
costi:
Minor numero di difetti, minori costi di riparazione e rilavorazione.
- Maggiore
soddisfazione del cliente: Prodotti e servizi conformi alle
aspettative del cliente.
- Miglioramento
delle relazioni con i fornitori: Collaborazione più stretta e
rapporti di fiducia.
- Conformità
normativa: Rispetto dei requisiti della norma ISO 9001 e di altre
normative applicabili.
5. – CONCLUSIONI
Il
rapporto tra cliente e fornitore comincia nel modo più disastroso in
Inghilterra nella prima fase industriale: le aziende manifatturiere impegnate
nel settore delle confezioni non
riuscivano ad ottenere da parte delle industrie tessili le stoffe richieste.
Questo
non perché non si parlasse tra cliente e fornitore, ma perché i criteri di
accettazione, pur essendo gli stessi, differivano per valore.
Da qui
la necessità di trovare un “linguaggio comune” che rendesse meno conflittuale il
rapporto cliente fornitore.
Allo
stato attuale è possibile, attraverso un sapiente utilizzo delle schede di
valutazione, di audit fornitore e di benchmerking, di consolidare e rendere
estremamente produttivo il rapporto tra cliente e fornitore.
