VALUTAZIONE DEL FORNITORE,

PERCHE’, COME E QUANDO FARLO

parte 4

4.2.3.2. – Audit

Un audit per la valutazione del fornitore è un processo sistematico e documentato di verifica indipendente per determinare se le attività e i risultati relativi a un fornitore conformino a requisiti stabiliti, contrattuali o legali. In sostanza, è un'analisi approfondita che ha l'obiettivo di valutare la capacità di un fornitore di soddisfare le esigenze di un'azienda cliente.

Gli obiettivi principali di un audit fornitore sono:

• Valutare la conformità: Verificare se il fornitore rispetta le specifiche tecniche, le norme di qualità, le scadenze e gli altri requisiti contrattuali.
• Identificare le non conformità: Individuare eventuali deviazioni dai requisiti stabiliti, al fine di porre rimedio e prevenire problemi futuri.
• Valutare i sistemi di gestione: Analizzare i sistemi di gestione della qualità, della sicurezza, dell'ambiente e altri sistemi rilevanti del fornitore.
• Misurare le prestazioni: Valutare le performance del fornitore in termini di qualità, puntualità, flessibilità e altri indicatori chiave.
• Migliorare le relazioni: Rafforzare la collaborazione con il fornitore, identificando le aree di miglioramento e le opportunità di ottimizzazione.

Le fasi tipiche di un audit fornitore consistono in:

1. Pianificazione: Definizione degli obiettivi, dei criteri di valutazione, della documentazione necessaria e della squadra di audit.
2. Conduzione: Esecuzione delle verifiche in loco presso il fornitore, attraverso interviste, analisi di documenti, ispezioni e test.
3. Rapporto: Redazione di un rapporto dettagliato che descrive le attività svolte, i risultati ottenuti, le non conformità riscontrate e le raccomandazioni per il miglioramento.
4. Azioni correttive: Definizione e implementazione delle azioni correttive da parte del fornitore, seguite da un monitoraggio per verificarne l'efficacia.

Un audit fornitore porta dei benefici tra i quali:

• Riduzione dei rischi: Identificazione e mitigazione dei rischi legati alla qualità, alla sicurezza e alla conformità.
• Miglioramento della qualità dei prodotti/servizi: Incentivazione del fornitore a migliorare continuamente le proprie prestazioni.
• Ottimizzazione dei costi: Identificazione di opportunità per ridurre i costi e migliorare l'efficienza.
• Rafforzamento delle relazioni: Creazione di una relazione più solida e trasparente con il fornitore.
• Conformità alle normative: Verifica del rispetto delle normative vigenti e dei requisiti contrattuali.

4.2.3.3. - Benchmarking

Il benchmarking è una metodologia che consiste nel confrontare sistematicamente le performance del fornitore da valutare , prodotti, servizi o processi con quelli di altre aziende considerate eccellenti nel settore.

L'obiettivo è identificare le best practice e le aree di miglioramento all'interno della organizzazione sotto osservazione.

In poche parole, il benchmarking serve a:

• Misurare la competitività.
• Identificare le migliori pratiche del settore.
• Stabilire degli obiettivi di miglioramento.
• Ottimizzare i processi aziendali.

Il benchmarking è funzionale alla:

1. Identificazione dei processi da analizzare: Si scelgono i processi chiave da confrontare, ad esempio la gestione della produzione, la gestione delle relazioni con i clienti o la gestione delle risorse umane.
2. Selezione dei partner di benchmarking: Si individuano le aziende di riferimento, che possono essere concorrenti diretti, aziende di altri settori o aziende che eccellono in specifiche aree.
3. Raccolta dei dati: Si raccolgono dati sulle performance dei partner di benchmarking, attraverso interviste, analisi di documenti, visite aziendali o altre metodologie.
4. Analisi dei dati: Si confrontano i dati raccolti con le performance dei fornitori oggetto di valutazione, identificando le differenze e le cause.
5. Definizione delle azioni di miglioramento: Si definiscono le azioni concrete da intraprendere per migliorare le performance, ispirandosi alle best practice dei partner di benchmarking.

Esistono diversi tipi di benchmarking, ognuno dei quali differisce dall’altro per l’obiettivo per cui viene elaborato:

• Benchmarking interno: Confronto tra diverse divisioni o unità organizzative all'interno della azienda.
• Benchmarking competitivo: Confronto con i concorrenti diretti.
• Benchmarking funzionale: Confronto con aziende che eccellono in specifiche funzioni aziendali, anche se operano in settori diversi.
• Benchmarking generico: Confronto con le migliori pratiche a livello generale, indipendentemente dal settore.

Il benchmarking è uno strumento estremamente efficace poiché:

• Migliora la competitività: Permette di allinearsi alle migliori pratiche del settore e di superare i concorrenti.
• Aumenta l'efficienza: Identifica le inefficienze nei processi e suggerisce modi per ottimizzarli.
• Fomenta l'innovazione: Introduce nuove idee e prospettive, stimolando la creatività e l'innovazione.
• Supporta la presa di decisioni: Fornisce dati e informazioni utili per prendere decisioni strategiche.

4.3. - Benefici della Valutazione dei Fornitori

Una corretta valutazione dei fornitori porta numerosi benefici all'organizzazione, tra cui:

• Miglioramento della qualità: Prodotti e servizi di maggiore qualità.
• Riduzione dei costi: Minor numero di difetti, minori costi di riparazione e rilavorazione.
• Maggiore soddisfazione del cliente: Prodotti e servizi conformi alle aspettative del cliente.
• Miglioramento delle relazioni con i fornitori: Collaborazione più stretta e rapporti di fiducia.
• Conformità normativa: Rispetto dei requisiti della norma ISO 9001 e di altre normative applicabili.

5. – CONCLUSIONI

       Il rapporto tra cliente e fornitore comincia nel modo più disastroso in Inghilterra nella prima fase industriale: le aziende manifatturiere impegnate nel settore delle confezioni  non riuscivano ad ottenere da parte delle industrie tessili le stoffe richieste.

       Questo non perché non si parlasse tra cliente e fornitore, ma perché i criteri di accettazione, pur essendo gli stessi, differivano per valore.

       Da qui la necessità di trovare un “linguaggio comune” che rendesse meno conflittuale il rapporto cliente fornitore.

       Allo stato attuale è possibile, attraverso un sapiente utilizzo delle schede di valutazione, di audit fornitore e di benchmerking, di consolidare e rendere estremamente produttivo il rapporto tra cliente e fornitore.