COSA ABBIAMO CAPITO? NON E’ POI COSI’ DIFFICILE

 

  

       Hai visto che non è poi così difficile; quanto abbiamo fin qui riportato non è molto dissimile dalla prassi abituale che ogni Alta Direzione segue nella gestione della propria Organizzazione.

La differenza sostanziale è quella di mettere  in atto  un vero e proprio sistema di gestione della documentazione atta a coprire ogni aspetto del processo di produzione od erogazione dei servizi.

         Uno  dei principi sottesi è quello  della delega di responsabilità da parte della direzione aziendale.

         L’altro principio è  rappresentato dalla possibilità di avere una serie di informazioni gestite in maniera esperta in modo da avere sempre a disposizione una banca dati che permetta alla direzione di poter  “decidere” su basi certe.

 

 

 

 

INFORMAZIONI DOCUMENTATE

 

 

La Norma ha sempre suggerito la necessità di avere disponibili informazioni documentate (registrate) relative a diversi aspetti del sistema di gestione per la qualità senza entrare nello specifico.

         In questo sottocapitolo si descrive come impiegare tutte queste informazioni senza, ancora, specificare quali debbano essere.

         Ciò viene specificato in nota in cui si riporta che la tipologia delle informazioni dipenda dalle realtà aziendali ( ad esempio grandezza, qualità e quantità  dei processi, livello di competenza ).

         Quindi  è l’organizzazione a decidere quali debbano essere le informazioni da prendere in considerazione.

 

         Come si creano ed aggiornano le informazioni documentate?

Una volta decisa la tipologia delle informazioni occorre che per ognuna di esse:

·      Sia identificata mediante un codice univoco ed una descrizione;

·      Quale debba essere il formato di  registrazione ed aggiornamento, se informatizzato il nome e la versione del software utilizzato;

·      Sia riesaminata con la valutazione dell’adeguatezza,

 

Quest’ultimo punto per introdurre la fase di controllo delle informazioni documentate. Tale controllo consiste neòò’assicurare  che tutti questi dati siano sempre aggiornati e disponibili ovunque siano ritenuti necessari. Inoltre si deve assicurare la loro conservazione e protezione da eventuali manomissioni.

 

    A proposito delle informazioni documentate la Norma suggerisce una serie dii azioni da intraprendere per il loro controllo. Queste azioni riguardano  l’utilizzo, l’archiviazione,  il controllo delle modifiche e la conservazione ed eventuale eliminazione.

 

In altri termini ogni informazione deve essere:

·      facilmente reperibile, di facile accesso, distribuita ed utilizzata dove richiesto;

·      archiviata e mantenuta integra (sempre leggibile);

·      controllata nelle sue modifiche;

·      conservata ed eventualmente eliminata.

 

COMPETERNZA

 

 

        L ’alta direzione, perché il proprio sistema di gestione per la qualità risulti efficace, deve assicurare che il personale coinvolto nei processi di gestione sia competente.

         La competenza, nel caso in cui manchi, deve essere implementata attraverso sia la formazione che l’esperienza.

         In ogni caso la Direzione aziendale  è tenuta a verificare il livello di competenza del personale. Ciò si  ottiene mediante il monitoraggio delle competenze acquisite.

         Nel caso di formazione occorre sempre registrare tali azioni in modo da avere sempre un quadro aggiornato.

         In altri termini la competenza non solo va formata,  ove ritenuto necessaria, ma va periodicamente valutata  attraverso un monitoraggio continuo.

         Resta inteso che i dati relativi alle azioni intraprese ed ai risultati dei monitoraggi vadano registrati e conservati.

 

 

CONSAPEVOLEZZA

        

        

L’ Alta Direzione aziendale deve perseguire con determinazione la condivisione con il personale preposto al sistema di gestione  segli aspetti quali:

 

·      La politica della qualità;

·      Gli obiettivi per la qualità;

·      Il contributo dato da ogni persona coinvolta nella gestione del sistema;

·      Le implicazioni derivanti dalle eventuali noon conformità  ai requisiti richiesti dal sistema di gestione per la qualità.

                  

 

 

 

COMUNICAZIONE

Ogni sistema di gestione per la qualità necessita di un efficiente ed efficace sistema di comunicazione sia all’interno che all’esterno.

         Tutti ricordiamo la fondamentale regola anglosassone delle 5 w della comunicazione  giornalistica: who – what .  when . where . wny ( chi . cosa . quando . dove . perché ) .

         Con qualche piccola variazione possiamo applicare questa regola anche alla comunicazione aziendale ed avrebbe la sequenza : what – when – with whom – how – who ( cosa - quando – con chi – cpme – chi ).

         Sviluppando quanto sopra avremo:

·      Cosa comunicare;

·      Quando inviare la comunicazione;

·      Con chi avviare la comunicazione

·      Come (con quale mezzo, in che modo) indirizzare la comunicazione;

·      Chi  è il responsabile della comunicazione.

 

 MONITORAGGIO E MISURAZIONE

 

Altra tipologia di risorse (non umane) è quella funzionale al monitoraggio ed alla misurazione della conformità dei prodotti e dei servizi ai requisiti richiesti dalla Norma.

 

         Le risorse che l’Organizzazione deve mettere in campo dovranno essere:

·      Adatte alle attività di monitoraggio e misurazione;

·      Mantenute sempre conformi alle attività cui sono destinate.

 

 

L’ovvietà di tali affermazioni è palese: se produco e vendo olio di oliva una fettuccia metrica da venti metri mi serve a poco.

 

         Sia la metodologia di monitoraggio  e sia i risultati delle misurazioni dovranno essere sempre conservati, sia in formato cartaceo che digitale, al fine di avere sempre disponibili i dati per verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei processi sottesi.

         In altri termini la Norma ci suggerisce di prestare una particolare attenzione a tali risorse  perché fondamentali alla riuscita del sistema.

         Il concetto era già stato esplicitato dalla Norma nella sua  premessa in cui veniva introdotto il metodo del P.D.C.A.

 

         Continuando a leggere la Norma, questa introduce un requisito alla base di tutto il processo di monitoraggio e misurazione:  la riferibilità.

         Questo termine rappresenta “la proprietà di una misura di essere  rapportata con valori noti a campioni noti, attraverso una  catena ininterrotta di confronti”.      

 

         Il requisito della riferibilità si persegue attraverso la taratura degli strumenti di monitoraggio e misurazione. Se uno strumento viene periodicamente tarato il margine di errore sulla misurazuione si riduce drasticamente.

         Quindi le azioni che devono essere messe in campo relativamente a tale requisito sono rappresentate da:

·      Una periodica taratura dela strumentazione di misurazione e monitoraggio;

·      Conservazione dei risultati della taratura e delle eventuali manutenzioni eseguite sull’apparecchiatura;

·      Manutenzione e corretta conservazione delle apparecchiature stesse.

 

Per chiudere il sottocapitolo relativo alle risorse la Norma introduce e spiega cosa sia la conoscenza organizzativa. Viene spiegata piuttosto bene  nella nota 1 al paragrafo; tale nota definisce la conoscenza organizzativa come conoscenza della Organizzazione attraverso l’esperienza; tali informazioni dovranno essere condivise ed utilizzate per il miglioramento della stessa Organizzazione.

La nota 2 dello stesso paragrafo definisce su cosa possa basarsi la conoscenza organizzativa; si sofferma sulle riosorse interne (intese come successi dell’Organizzazione, condivisione di conoscenze ed esperienze, risultati dei miglioramenti ottenuti sui processi, ...) e sulle risorse esterne (ad esempio i fornitori).