INFORMAZIONI DOCUMENTATE

 

 

La Norma ha sempre suggerito la necessità di avere disponibili informazioni documentate (registrate) relative a diversi aspetti del sistema di gestione per la qualità senza entrare nello specifico.

         In questo sottocapitolo si descrive come impiegare tutte queste informazioni senza, ancora, specificare quali debbano essere.

         Ciò viene specificato in nota in cui si riporta che la tipologia delle informazioni dipenda dalle realtà aziendali ( ad esempio grandezza, qualità e quantità  dei processi, livello di competenza ).

         Quindi  è l’organizzazione a decidere quali debbano essere le informazioni da prendere in considerazione.

 

         Come si creano ed aggiornano le informazioni documentate?

Una volta decisa la tipologia delle informazioni occorre che per ognuna di esse:

·      Sia identificata mediante un codice univoco ed una descrizione;

·      Quale debba essere il formato di  registrazione ed aggiornamento, se informatizzato il nome e la versione del software utilizzato;

·      Sia riesaminata con la valutazione dell’adeguatezza,

 

Quest’ultimo punto per introdurre la fase di controllo delle informazioni documentate. Tale controllo consiste neòò’assicurare  che tutti questi dati siano sempre aggiornati e disponibili ovunque siano ritenuti necessari. Inoltre si deve assicurare la loro conservazione e protezione da eventuali manomissioni.

 

    A proposito delle informazioni documentate la Norma suggerisce una serie dii azioni da intraprendere per il loro controllo. Queste azioni riguardano  l’utilizzo, l’archiviazione,  il controllo delle modifiche e la conservazione ed eventuale eliminazione.

 

In altri termini ogni informazione deve essere:

·      facilmente reperibile, di facile accesso, distribuita ed utilizzata dove richiesto;

·      archiviata e mantenuta integra (sempre leggibile);

·      controllata nelle sue modifiche;

·      conservata ed eventualmente eliminata.