SEMBRA FACILE …..

        Un antico detto popolare recita: tra il dire ed il fare c’è di mezzo il mare.  Sembra sia stato coniato apposta per il processo di implementazione di un sistema di gestione per la qualità aziendale (Norma UNI EN ISO 9001).

       Difatti in seguito ad una lettura veloce della Norma di riferimento (poco più di trenta pagine) sembra piuttosto semplice il processo di implementazione e si ha l’impressione che chiunque possa svolgerlo correttamente.

       Le difficoltà si palesano immediatamente nel momento in cui si pensa di iniziare il processo di implementazione; la prima consiste nella scarsa comprensione della Norma.

       In trenta pagine o poco più è pressochè impossibile descrivere il processo di implementazione di un sistema di gestione; è possibile soltanto esplicitarne i requisiti richiesti da soddisfare, ma non la metodologia per poterlo fare.

       Inoltre la terminologia utilizzata nella stesura del testo risulta molto tecnica, per cui, anche se può sembrare a prima vista comprensibile, presuppone una conoscenza specifica.

       Gli stessi requisiti riportati nel testo della Norma presuppongono una profonda conoscenza del settore  al fine di essere soddisfatti nella maniera corretta.

       Altra difficltà è rappresentata, sicuramente, dalla resistenza al cambiamento; in effetti ogni azienda ha un proprio modus operandi cui è abituata ed ogni cambiamento non è mai visto favorevolmente.

       A ciò deve aggiungersi il fattore controllo che viene letto come punitivo.

       E’ innegabile che un sistema di gestione per la qualità presupponga una crescita della burocraticizzazione per l’utilizzo di una documentazione corposa, se non eccessiva, che può provocare una decisa rigidità del sistema.

       Come per tutte le innovazioni la direzione aziendale deve essere consapevole di cosa  presuppone l’implementazione di un sistema di gestione  in termini di risorse (tempo, budget ) che non sempre corrispondono alla buona riuscita dell’operazione.

       Tutto ciò è legato alla decisione di implementare un sistema di gestione, ma le difficoltà continuano anche durante il mantenimento dello stesso sistema e sono rappresentate, in primis, dalla difficoltà di misurare i risultati.

       Tale difficoltà p legata alla scelta degli indicatori di performance non sempre pertinenti o inadeguati a verificare l’efficacia del sistema.

       In ultimo vi è la difficoltà di integrare il proprio sistema con  altri sistema di gestione ( IDO 9001, ISO 14001, ISO 45001).

       La mitigazione di tutte queste difficoltà può avvenire, innanzitutto, coinvolgendo tutto il personale nella implementazione e mantenimento del sistema anche attraverso una comunicazione chiara.

       Inoltre è decisamente consigliabile mettere in atto un piano di formazione necessario a far comprendere la Norma  ed i ruoli del personale nel sistema.

Il processo di implementazione del sistema di gestione dovrebbe essere condotto attraverso un approccio graduale, cioè per fasi concentrandosi sugli aspetti più critici.

E’ bene ricordare che non è l’organizzazione che deve adeguarsi alla Norma, ma è la stessa Norma ad essere adeguata alla realtà aziendale. In altre parole la Norma non è rigida, ma estremamente flessibile

Dato che la documentazione a supporto della implementazione/mantenimento del sistema, che può avere conseguenze sul livello di burocraticizzazione,deve essere ridotta al minimo.

Infine occorre definire degli indicatori di performance chiari e misurabili per la valutazione dell’ efficacia del sistema.

A breve nella pagina di download sarà disponibile l'intero articolo.

 

 

IL RISCHIO E’ SEMPRE DIETRO L’ANGOLO

 

(l’APPPROCCIO PER I RISCHI SECONDO LE NORME ISO)

“A tuo rischio e pericolo…”; quante volte abbiamo ascoltato questo monito. A prima vista sembra simile a modi di dire che uniscono due termini pressochè analoghi per descrivere una situazione peggiore di quanto sembri, come ad esempio “fuoco e fiamme” o “tuoni e fulmini”.

       In effetti rischio e pericolo sono due termini che rappresentano situazioni differenti, anche se strettamente collegate tra loro. Per comprenderne la differenza si esamini il significato dei due termini:

• Pericolo: È una condizione o una situazione che ha il potenziale di causare un danno.
• Rischio: È la valutazione della probabilità che il pericolo si concretizzi e delle conseguenze che ne potrebbero derivare.

In effetti il rischio non rappresenta  soltanto  la presenza di un pericolo, ma anche la possibilità del verificarsi di un evento positivo (in questo caso si parla di opportunità), oltre la valutazione della probabilità che questi si possano verificare  e che portino  le loro conseguenze (danni o guadagni).

       Nella trattazione dell’argomento non verrà considerato il termine pericolo poiché, come descritto in precedenza, è  legato al termine rischio.

Il termine "rischio" può avere diverse sfumature, come può avere una valenza sia negativa che positiva,  a seconda del contesto in cui viene utilizzato, ma in generale è possibile definirlo come precedentemente riportato:

Rischio: La possibilità o la probabilità che si verifichi un evento negativo (pericolo) o positivo (opportunità), un danno, una perdita od un guadagno.

          .................

    L'approccio per i rischi, o risk management, è un processo sistematico che consiste nell'identificare, valutare e gestire le potenziali minacce e opportunità che potrebbero influenzare il raggiungimento degli obiettivi di un'organizzazione, di un progetto o di un'attività.

       E’ divenuto un “requisito” nella Norma UNI EN ISO 9001 del 2015.

     L'argomento è stato riassunto in maniera drastica poichè è molto ampio. il saggio completo e pronto per essere visionato/scaricato nella pagina di DOWNLOAD

  

 

IL “CLIENTE” QUESTO SCONOSCIUTO

       A parte la famosa frase fatta “il cliente ha sempre ragione”, sappiamo cosa realmente oggi rappresenti il cliente?

       Fino a qualche anno o decennio fa, si acquistavamo beni e servizi funzionali alle personali soddisfazioni ed ambizioni.

Oggi si acquistano beni e servizi funzionali ai propri bisogni, urgenze  ed esigenze.

Se si aggiunge  la distorsione del mercato voluta da politiche a livello globale che tendono a sovvertire drasticamente lo “status” (ad esempio il passaggio forzato all’elettrico nel settore dei veicoli) si completa il quadro all’interno del quale le aziende stentano a “riconoscere” il proprio cliente.

       Quindi definire, oggi, il cliente come una persona od una  organizzazione  che acquista beni e servizi da una azienda risulta molto riduttiva.

       Una azienda che produce scarpe, una volta, bastava che il proprio cliente avesse perlomeno un piede e che la propria produzione rispettasse le norme del settore.

       Attualmente la stessa azienda è costretta a definire più figure di potenziale cliente ed a valutarne le sue singole esigenze.

       Quindi la definizione di Cliente potrebbe essere quella di persona od organizzazione che acquista determinati beni e servizi da una azienda secondo le proprie esigenze e necessità.

       Nell’attuale situazione di mercato le aziende di produzione o fornitrici di servizi sono costrette a definire figure diverse di “cliente” , di definirne bisogni e criteri di accettazione e tutto ciò che possa portare all’allineamento del proprio prodotto o servizio  a tali requisiti.

       Inoltre definire il proprio “cliente ideale” aiuta le organizzazioni a:

• Visualizzare i tuoi clienti: Dare un volto e una voce ai tuoi segmenti di clientela.
• Prendere decisioni migliori: Guidare lo sviluppo di nuovi prodotti o miglioramento dei servizi, la creazione di campagne marketing e l'ottimizzazione dell'esperienza cliente.
• Comunicare in modo più efficace: Creare messaggi che risuonino con i tuoi clienti e li coinvolgano emotivamente.

Il cliente ideale è un profilo dettagliato di quella persona o azienda che trae il massimo beneficio dai prodotti o servizi erogati dalla propria azienda.

 Non si tratta di un semplice target demografico (età, sesso, luogo di residenza), ma di una rappresentazione più completa che include:

• Interessi e passioni: Cosa li motiva? Quali sono i loro hobby?
• Problemi e sfide: Quali sono le loro maggiori difficoltà?
• Obiettivi: Cosa vogliono raggiungere?
• Comportamenti d'acquisto: Come si informano? Dove acquistano?
• Valori: Cosa è importante per loro?

Un modo per determinare le figure di clienti ideali può essere sviluppato secondo i seguenti passi:

1.  Analizzare i propri clienti storici ed attuali:

o    Condurre interviste o sondaggi per capire cosa li ha portati a scegliere la propria organizzazione.

o    Identificare le caratteristiche comuni dei propri  migliori clienti.

2.  Creare un profilo dettagliato:

o    Utilizzare una persona (o un'azienda) come esempio per rappresentare il proprio cliente ideale.

o    Assegnare un nome, un'età, un lavoro, degli hobby, dei problemi e degli obiettivi.

3.  Utilizzare  gli strumenti giusti:

o    Buyer persona: Un modello utilizzato nel marketing per rappresentare il cliente ideale in modo visivo e dettagliato.

o    Customer journey map: Un diagramma che illustra il percorso del cliente dalla consapevolezza del bisogno all'acquisto.

4.  Rendere il profilo dinamico:

o    Il proprio cliente ideale può evolvere nel tempo, quindi occorre aggiornare  il profilo regolarmente.

Concludendo, definire il proprio cliente ideale è un processo iterativo che richiede tempo e attenzione. Tuttavia, i benefici che ne derivano sono inestimabili. Un profilo chiaro e dettagliato ti permetterà di creare una strategia di marketing più efficace e di costruire relazioni durature con i tuoi clienti.

NOTA - nella pagina di download sarà disponibile il documento intero .

 

 

CHE FINE HA FATTO LA UNI EN ISO 9001/2025?

 

       Nella sua lunga storia la UNI EN ISO 9001 si è evoluta adeguandosi all’evoluzione del mercato, dell’innovazione e della tecnologia.

       L’adeguamento, generalmente, avveniva ogni sette od otto anni, infatti:

·        UNI EN ISO 9001- 9002- 9003  vedono la luce nel1987, con una revisione nel 1994;

·        UNI EN ISO 9001/2000 (detta Vision 2000) esce, appunto, nel 2000 e cambia radicalmente l’approccio alla qualità sopprimendo le UNI EN ISO 9002 e 9003;

·        UNI EN ISO 9001/2008 esce nel 2008 in successive edizioni cje, comunque, non stravolgono l’impianto originario;

·        UNI EN ISO 9001/2015 attualmente in vigore porta un notevole  mutamento sia sulla maniera di implementare il sistema, sia su una più mirata attribuzione di responsabilità.

 

La revisione della UNI EN ISO 9001/2015 era prevista per il 2025, ma è stato deciso di prolungare la sua validità ancora per qualche tempo.

Il motivo di questa decisione risiede, principalmente, nella stagione del COVID 19 che ha messo in ginocchio l’intero sistema globale produttivo ed economico. Difatti, durante questo periodo, le aziende hanno avuto difficoltà a mantenere il loro livello qualitativo.

Altra motivazione è rappresentata dall’aver valutato come non necessaria la stesura di una nuova revisione poiché i benefici che avrebbe portato non potevano giustificare sia i costi che l’impegno richiesto per l’operazione da parte della ISO.

Per le aziende questo rinvio comporta, come conseguenza, i benefici di una stabilità normativa con l’opportunità di consolidare  i propri livelli qualitativi.

 

       In ogni caso restiamo sempre in contatto con l’ISO poiché non ci sono stati comunicati tempi certi sull’uscita della nuova revisione.

 VALUTAZIONE DEL FORNITORE,

PERCHE’, COME E QUANDO FARLO

parte 4

4.2.3.2. – Audit

Un audit per la valutazione del fornitore è un processo sistematico e documentato di verifica indipendente per determinare se le attività e i risultati relativi a un fornitore conformino a requisiti stabiliti, contrattuali o legali. In sostanza, è un'analisi approfondita che ha l'obiettivo di valutare la capacità di un fornitore di soddisfare le esigenze di un'azienda cliente.

Gli obiettivi principali di un audit fornitore sono:

• Valutare la conformità: Verificare se il fornitore rispetta le specifiche tecniche, le norme di qualità, le scadenze e gli altri requisiti contrattuali.
• Identificare le non conformità: Individuare eventuali deviazioni dai requisiti stabiliti, al fine di porre rimedio e prevenire problemi futuri.
• Valutare i sistemi di gestione: Analizzare i sistemi di gestione della qualità, della sicurezza, dell'ambiente e altri sistemi rilevanti del fornitore.
• Misurare le prestazioni: Valutare le performance del fornitore in termini di qualità, puntualità, flessibilità e altri indicatori chiave.
• Migliorare le relazioni: Rafforzare la collaborazione con il fornitore, identificando le aree di miglioramento e le opportunità di ottimizzazione.

Le fasi tipiche di un audit fornitore consistono in:

1. Pianificazione: Definizione degli obiettivi, dei criteri di valutazione, della documentazione necessaria e della squadra di audit.
2. Conduzione: Esecuzione delle verifiche in loco presso il fornitore, attraverso interviste, analisi di documenti, ispezioni e test.
3. Rapporto: Redazione di un rapporto dettagliato che descrive le attività svolte, i risultati ottenuti, le non conformità riscontrate e le raccomandazioni per il miglioramento.
4. Azioni correttive: Definizione e implementazione delle azioni correttive da parte del fornitore, seguite da un monitoraggio per verificarne l'efficacia.

Un audit fornitore porta dei benefici tra i quali:

• Riduzione dei rischi: Identificazione e mitigazione dei rischi legati alla qualità, alla sicurezza e alla conformità.
• Miglioramento della qualità dei prodotti/servizi: Incentivazione del fornitore a migliorare continuamente le proprie prestazioni.
• Ottimizzazione dei costi: Identificazione di opportunità per ridurre i costi e migliorare l'efficienza.
• Rafforzamento delle relazioni: Creazione di una relazione più solida e trasparente con il fornitore.
• Conformità alle normative: Verifica del rispetto delle normative vigenti e dei requisiti contrattuali.

4.2.3.3. - Benchmarking

Il benchmarking è una metodologia che consiste nel confrontare sistematicamente le performance del fornitore da valutare , prodotti, servizi o processi con quelli di altre aziende considerate eccellenti nel settore.

L'obiettivo è identificare le best practice e le aree di miglioramento all'interno della organizzazione sotto osservazione.

In poche parole, il benchmarking serve a:

• Misurare la competitività.
• Identificare le migliori pratiche del settore.
• Stabilire degli obiettivi di miglioramento.
• Ottimizzare i processi aziendali.

Il benchmarking è funzionale alla:

1. Identificazione dei processi da analizzare: Si scelgono i processi chiave da confrontare, ad esempio la gestione della produzione, la gestione delle relazioni con i clienti o la gestione delle risorse umane.
2. Selezione dei partner di benchmarking: Si individuano le aziende di riferimento, che possono essere concorrenti diretti, aziende di altri settori o aziende che eccellono in specifiche aree.
3. Raccolta dei dati: Si raccolgono dati sulle performance dei partner di benchmarking, attraverso interviste, analisi di documenti, visite aziendali o altre metodologie.
4. Analisi dei dati: Si confrontano i dati raccolti con le performance dei fornitori oggetto di valutazione, identificando le differenze e le cause.
5. Definizione delle azioni di miglioramento: Si definiscono le azioni concrete da intraprendere per migliorare le performance, ispirandosi alle best practice dei partner di benchmarking.

Esistono diversi tipi di benchmarking, ognuno dei quali differisce dall’altro per l’obiettivo per cui viene elaborato:

• Benchmarking interno: Confronto tra diverse divisioni o unità organizzative all'interno della azienda.
• Benchmarking competitivo: Confronto con i concorrenti diretti.
• Benchmarking funzionale: Confronto con aziende che eccellono in specifiche funzioni aziendali, anche se operano in settori diversi.
• Benchmarking generico: Confronto con le migliori pratiche a livello generale, indipendentemente dal settore.

Il benchmarking è uno strumento estremamente efficace poiché:

• Migliora la competitività: Permette di allinearsi alle migliori pratiche del settore e di superare i concorrenti.
• Aumenta l'efficienza: Identifica le inefficienze nei processi e suggerisce modi per ottimizzarli.
• Fomenta l'innovazione: Introduce nuove idee e prospettive, stimolando la creatività e l'innovazione.
• Supporta la presa di decisioni: Fornisce dati e informazioni utili per prendere decisioni strategiche.

4.3. - Benefici della Valutazione dei Fornitori

Una corretta valutazione dei fornitori porta numerosi benefici all'organizzazione, tra cui:

• Miglioramento della qualità: Prodotti e servizi di maggiore qualità.
• Riduzione dei costi: Minor numero di difetti, minori costi di riparazione e rilavorazione.
• Maggiore soddisfazione del cliente: Prodotti e servizi conformi alle aspettative del cliente.
• Miglioramento delle relazioni con i fornitori: Collaborazione più stretta e rapporti di fiducia.
• Conformità normativa: Rispetto dei requisiti della norma ISO 9001 e di altre normative applicabili.

5. – CONCLUSIONI

       Il rapporto tra cliente e fornitore comincia nel modo più disastroso in Inghilterra nella prima fase industriale: le aziende manifatturiere impegnate nel settore delle confezioni  non riuscivano ad ottenere da parte delle industrie tessili le stoffe richieste.

       Questo non perché non si parlasse tra cliente e fornitore, ma perché i criteri di accettazione, pur essendo gli stessi, differivano per valore.

       Da qui la necessità di trovare un “linguaggio comune” che rendesse meno conflittuale il rapporto cliente fornitore.

       Allo stato attuale è possibile, attraverso un sapiente utilizzo delle schede di valutazione, di audit fornitore e di benchmerking, di consolidare e rendere estremamente produttivo il rapporto tra cliente e fornitore.

 

 

VALUTAZIONE DEL FORNITORE,

PERCHE’, COME E QUANDO FARLO

parte 3

4. - Valutazione del Fornitore secondo la Norma UNI EN ISO 9001

La valutazione del fornitore è un processo fondamentale all'interno di un sistema di gestione della qualità conforme alla norma UNI EN ISO 9001. Essa mira a garantire che i prodotti o servizi acquistati da fornitori esterni soddisfino i requisiti dell'organizzazione e contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi e livelli di qualità.

4.1. - Perché è Importante Valutare i Fornitori

       La maggior parte delle cause in sede civile intentate dai clienti nei confronti dei propri fornitori hanno sempre una base comune: scarsa conoscenza reciproca.

       Se sono alla direzione di una organizzazione che si occupa di carpenteria metallica e trovo più conveniente affidare all’esterno il taglio delle lamiere,  come trovo il fornitore?

       Certamente non mi affido alle “pagine gialle”, ma domando ai niei competitor qualche indirizzo utile. Successivamente prendo contatto e mi reco presso il fornitore per rendermi conto di come lavora.

       Questo è un primo passo per stabilire un rapporto corretto con il fornitore.

       Il processo di valutazione periodica dei propri fornitori riveste un ruolo fondamentale per il mio livello qualitativo poiché permette:

• Garanzia della qualità: Assicura che i prodotti o servizi acquistati siano conformi ai requisiti specificati, contribuendo alla qualità finale del prodotto o servizio dell'organizzazione.
• Riduzione dei rischi: Identifica potenziali problemi o non conformità nei prodotti o servizi dei fornitori, evitando ritardi, costi aggiuntivi e insoddisfazione del cliente.
• Miglioramento continuo: Fornisce un feedback ai fornitori per aiutarli a migliorare la loro performance e a stabilire relazioni di partnership a lungo termine.
• Conformità normativa: È un requisito esplicito della norma UNI EN ISO 9001, che richiede alle organizzazioni di selezionare, valutare e monitorare i propri fornitori.

4.2. - Come si Valuta un Fornitore secondo la ISO 9001

La norma UNI EN ISO 9001 non specifica un metodo di valutazione unico, ma fornisce delle linee guida generali. Le organizzazioni possono adottare diversi approcci, tra cui:

• Valutazione documentale: Analisi della documentazione del fornitore, come certificazioni di qualità, politiche aziendali, procedure e risultati di audit interni.
• Visita in loco: Ispezione delle strutture e dei processi del fornitore per verificare le condizioni di produzione e le capacità tecniche.
• Analisi dei prodotti/servizi: Verifica della conformità dei prodotti o servizi forniti ai requisiti contrattuali e alle specifiche tecniche.
• Monitoraggio della performance: Valutazione continua della performance del fornitore attraverso l'analisi dei dati relativi a qualità, consegne, costi e reclami.

 

4.2.1 - Elementi da Valutare

Durante la valutazione di un fornitore, è importante considerare i seguenti aspetti:

• Capacità tecniche: Abilità del fornitore di produrre o fornire il prodotto o servizio richiesto con la qualità e la quantità desiderate.
• Sistemi di gestione della qualità: Presenza e adeguatezza di un sistema di gestione della qualità conforme a norme riconosciute (es. ISO 9001).
• Esperienza e referenze: Storia del fornitore nel settore e referenze da altri clienti.
• Capacità finanziaria: Stabilità finanziaria del fornitore.
• Capacità di consegna: Capacità del fornitore di rispettare i tempi di consegna stabiliti.
• Flessibilità: Capacità del fornitore di adattarsi alle esigenze mutevoli del cliente.
• Politiche ambientali e sociali: Conformità del fornitore alle normative ambientali e sociali.

4.2.2 - Parametri di valutazione

La valutazione di un fornitore è un processo fondamentale per garantire la qualità dei prodotti o servizi acquistati, l'efficienza della catena di approvvigionamento e la minimizzazione dei rischi per l'azienda. I parametri di valutazione possono variare a seconda del settore, del tipo di prodotto o servizio acquistato e delle specifiche esigenze dell'azienda.

Ecco alcuni dei parametri di valutazione più comuni:

Qualità del prodotto/servizio:

• Conformità alle specifiche: Il prodotto o servizio deve rispettare esattamente le caratteristiche tecniche, le dimensioni, i materiali e gli standard di qualità concordati.
• Affidabilità: Il prodotto o servizio deve funzionare correttamente e in modo continuativo nel tempo.
• Durata: La vita utile del prodotto deve essere conforme alle aspettative e alle esigenze del cliente.

Tempistiche di consegna:

• Puntualità: Le consegne devono avvenire entro le date stabilite nel contratto.
• Flessibilità: Il fornitore deve essere in grado di adattare le tempistiche di consegna in caso di variazioni improvvise della domanda.

Prezzo:

• Competitività: Il prezzo deve essere competitivo rispetto al mercato e alla qualità del prodotto/servizio offerto.
• Condizioni di pagamento: Le condizioni di pagamento devono essere chiare e vantaggiose per l'azienda acquirente.

Affidabilità e solidità finanziaria:

• Capacità produttiva: Il fornitore deve avere la capacità di soddisfare la domanda dell'azienda cliente, anche in caso di picchi di richiesta.
• Stabilità finanziaria: Il fornitore deve avere una solida situazione finanziaria per garantire la continuità delle forniture.

Assistenza e supporto post-vendita:

• Tempestività nell'assistenza: Il fornitore deve essere in grado di risolvere rapidamente eventuali problemi o guasti.
• Competenza del personale: Il personale del fornitore deve essere competente e disponibile a fornire assistenza tecnica.

Capacità innovativa:

• Ricerca e sviluppo: Il fornitore deve investire in ricerca e sviluppo per migliorare continuamente i propri prodotti e servizi.
• Capacità di adattamento: Il fornitore deve essere in grado di adattarsi alle nuove tecnologie e alle esigenze del mercato.

Sostenibilità:

• Impatto ambientale: Il fornitore deve adottare pratiche sostenibili per ridurre l'impatto ambientale della produzione.
• Responsabilità sociale: Il fornitore deve rispettare i diritti dei lavoratori e le norme etiche.

Altri parametri:

• Flessibilità: Il fornitore deve essere in grado di adattarsi alle esigenze mutevoli del cliente.
• Comunicazione: La comunicazione tra azienda e fornitore deve essere chiara, efficace e tempestiva.
• Cultura aziendale: La cultura aziendale del fornitore deve essere allineata con quella dell'azienda cliente.

La scelta dei parametri di valutazione dipende da diversi fattori, tra cui:

• Il tipo di prodotto o servizio acquistato
• L'importanza strategica del fornitore
• Il livello di rischio associato all'acquisto
• Gli obiettivi dell'azienda

Una valutazione accurata dei fornitori permette di selezionare i partner commerciali più affidabili e di ottimizzare i processi di acquisto

4.2.3. - Strumenti per la valutazione dei fornitori:

• Schede di valutazione: Strumenti standardizzati per valutare i fornitori in base a criteri predefiniti.
• Audit: Verifiche periodiche per valutare la conformità del fornitore agli standard di qualità e sicurezza.
• Benchmarking: Confronto tra le prestazioni del fornitore e quelle dei concorrenti.

4.2.3.1. – Schede di valutazione

       La scheda di valutazione è lo strumento più usato dalle organizzazioni per la valutazione dei propri fornitori. Purtroppo viene utilizzata in maniera del tutto insufficiente (pochissimi parametri di valutazione) e tempi di rivalutazione biblici (ci si limita a confermare ogni anno ciò che è riportato nella scheda).

       Data, come descritto in precedenza, l’importanza del processo di valutazione dei fornitori potrebbe essere utile suggerire uno schema di scheda che contenga il minimo indispensabile dei parametri di valutazione:

 

SCHEDA DI VALUTAZIONE FORNITORI				Doc. n.
Nome
Indirizzo
Contatti
Prodotti forniti
Servizi forniti
Data di valutazione
CRITERI DI VALUTAZIONE
Criterio	Peso	Descrizione	Voto (1-10)	Osservazioni
Qualità del prodotto o servizio	25%	Conformità alle specifiche, difettosità, puntualità nelle consegne
Caoacità produttuva	20%	Capacità di soddisfare le nostre esigenze in termini di quantità e tempi
Sistema di gestione della qualità	15%	Certificazioni, procedure interne, capacità di miglioramento continuo
Flessibilità	10%	Capacità di adattarsi a cambiamenti nelle richieste
Prezzi	10%	Competitività dei prezzi, condizioni di pagamento
Affidabilità	10%	Rispetto degli impegni, capacità di risolvere problemi
Altro (specificare)	10%
Pag. 1

 

SCHEDA DI VALUTAZIONE FORNITORI
VALUTAZIONE COMPLESSIVA
Grado di valutazione		motivazione	Note/osservazioni
Fortemente racomandato
Raccomandato
Accettabile con riserva
Non raccomandato
CONCLUSIONI ED AZIONI RICHIESTE
Fattori		descrizione	Azioni richieste
Punti di forza
Aree di miglioramento
ALLEGATI ALLA SCHEDA
1	Documentazione del fornitore (certificazioni, procedure, ecc.)
2	Risultati delle verifichE
3	Altri documenti rilevanti
Pag. 2

 

Note: Peso dei criteri: I pesi assegnati a ciascun criterio possono variare a seconda delle esigenze specifiche dell'azienda. Scala di valutazione: La scala da 1 a 10 è solo un esempio, è possibile adottare altre scale o indicatori. Osservazioni: Questa sezione è fondamentale per annotare dettagli specifici su ogni criterio, evidenziando sia gli aspetti positivi che quelli negativi. Conclusioni e azioni: In questa sezione si riassumono i risultati della valutazione, si individuano le aree di miglioramento e si definiscono le azioni da intraprendere. Come utilizzare la scheda: Definizione dei criteri: Identificare i criteri più importanti per la tua azienda, in base al tipo di prodotti/servizi acquistati e alle esigenze specifiche. Assegnazione dei pesi: Assegnare un peso a ciascun criterio in base alla sua rilevanza. Valutazione: Valutare il fornitore per ogni criterio, utilizzando una scala numerica o altri indicatori. Analisi dei risultati: Analizzare i risultati complessivi e individuare le aree di forza e debolezza del fornitore. Decisione: Sulla base dei risultati della valutazione, prendere una decisione sulla collaborazione con il fornitore. Monitoraggio: Monitorare periodicamente le prestazioni del fornitore e aggiornare la scheda di valutazione. Suggerimenti aggiuntivi: Coinvolgere più persone: Coinvolgere più persone nel processo di valutazione, per avere una visione più completa. Utilizzare strumenti informatici: Utilizzare software specifici per gestire le valutazioni dei fornitori e facilitare la raccolta e l'analisi dei dati. Collegare la valutazione alla pianificazione degli acquisti: Utilizzare i risultati delle valutazioni per migliorare la pianificazione degli acquisti e la selezione dei fornitori. Benefici della scheda di valutazione: Miglioramento della qualità: Assicura che i prodotti/servizi acquistati soddisfino i requisiti di qualità. Riduzione dei costi: Contribuisce a selezionare fornitori competitivi e a ridurre i costi legati a difetti e ritardi. Miglioramento delle relazioni con i fornitori: Favorisce una comunicazione più efficace e una collaborazione più stretta con i fornitori. Conformità alla ISO 9001: Dà dimostrazione della conformità al requisito 8.4.1 della norma ISO 9001. Avvertenza: Questa è una proposta di scheda di valutazione e può essere adattata alle specifiche esigenze di ciascuna azienda. È importante coinvolgere gli attori coinvolti nel processo di acquisto e di qualità per definire una scheda che sia efficace e utile.