SEMBRA FACILE …..

        Un antico detto popolare recita: tra il dire ed il fare c’è di mezzo il mare.  Sembra sia stato coniato apposta per il processo di implementazione di un sistema di gestione per la qualità aziendale (Norma UNI EN ISO 9001).

       Difatti in seguito ad una lettura veloce della Norma di riferimento (poco più di trenta pagine) sembra piuttosto semplice il processo di implementazione e si ha l’impressione che chiunque possa svolgerlo correttamente.

       Le difficoltà si palesano immediatamente nel momento in cui si pensa di iniziare il processo di implementazione; la prima consiste nella scarsa comprensione della Norma.

       In trenta pagine o poco più è pressochè impossibile descrivere il processo di implementazione di un sistema di gestione; è possibile soltanto esplicitarne i requisiti richiesti da soddisfare, ma non la metodologia per poterlo fare.

       Inoltre la terminologia utilizzata nella stesura del testo risulta molto tecnica, per cui, anche se può sembrare a prima vista comprensibile, presuppone una conoscenza specifica.

       Gli stessi requisiti riportati nel testo della Norma presuppongono una profonda conoscenza del settore  al fine di essere soddisfatti nella maniera corretta.

       Altra difficltà è rappresentata, sicuramente, dalla resistenza al cambiamento; in effetti ogni azienda ha un proprio modus operandi cui è abituata ed ogni cambiamento non è mai visto favorevolmente.

       A ciò deve aggiungersi il fattore controllo che viene letto come punitivo.

       E’ innegabile che un sistema di gestione per la qualità presupponga una crescita della burocraticizzazione per l’utilizzo di una documentazione corposa, se non eccessiva, che può provocare una decisa rigidità del sistema.

       Come per tutte le innovazioni la direzione aziendale deve essere consapevole di cosa  presuppone l’implementazione di un sistema di gestione  in termini di risorse (tempo, budget ) che non sempre corrispondono alla buona riuscita dell’operazione.

       Tutto ciò è legato alla decisione di implementare un sistema di gestione, ma le difficoltà continuano anche durante il mantenimento dello stesso sistema e sono rappresentate, in primis, dalla difficoltà di misurare i risultati.

       Tale difficoltà p legata alla scelta degli indicatori di performance non sempre pertinenti o inadeguati a verificare l’efficacia del sistema.

       In ultimo vi è la difficoltà di integrare il proprio sistema con  altri sistema di gestione ( IDO 9001, ISO 14001, ISO 45001).

       La mitigazione di tutte queste difficoltà può avvenire, innanzitutto, coinvolgendo tutto il personale nella implementazione e mantenimento del sistema anche attraverso una comunicazione chiara.

       Inoltre è decisamente consigliabile mettere in atto un piano di formazione necessario a far comprendere la Norma  ed i ruoli del personale nel sistema.

Il processo di implementazione del sistema di gestione dovrebbe essere condotto attraverso un approccio graduale, cioè per fasi concentrandosi sugli aspetti più critici.

E’ bene ricordare che non è l’organizzazione che deve adeguarsi alla Norma, ma è la stessa Norma ad essere adeguata alla realtà aziendale. In altre parole la Norma non è rigida, ma estremamente flessibile

Dato che la documentazione a supporto della implementazione/mantenimento del sistema, che può avere conseguenze sul livello di burocraticizzazione,deve essere ridotta al minimo.

Infine occorre definire degli indicatori di performance chiari e misurabili per la valutazione dell’ efficacia del sistema.

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