PREMESSA
Finalmente entriamo nella fase operativa in cui impareremo a gestire correttamente l’intero processo di gestione della qualità alla luce di quanto descritto nei capitoli precedenti.
E’ il capitolo più corposo della Norma, ma, come vedremo, non è per nulla complicato.
In corsivo si riporteranno le azioni che si dovranno mettere in atto, cercando di porle in modo chiaro…per intenderci: cosa fare; chi lo deve fare; come deve essere fatto; chi è il responsabile ed, infine, come si controllano i risultati.
PIANIFICAZIONE E CONTROLLO OPERATIVI
L'organizzazione deve pianificare, attuare e tenere sotto controllo i processi (vedere punto 4.4) necessari per soddisfare i requisiti per la fornitura di prodotti ed erogazione di servizi e per attuare le azioni determinate al punto 6:
. a) determinando i requisiti per i prodotti e servizi;
. b) stabilendo i criteri per:
. 1) i processi;
. 2) l'accettazione di prodotti e servizi;
. c) determinando le risorse necessarie per conseguire la conformità ai requisiti relativi ai prodotti e servizi;
. d) attuando il controllo dei processi in conformità ai criteri;
. e) determinando, mantenendo e conservando le informazioni documentate nella misura necessaria:
. 1) ad avere fiducia che i processi siano stati effettuati come pianificato;
. 2) per dimostrare la conformità dei prodotti e servizi ai relativi requisiti.
L'output di tale pianificazione deve essere adatto alle attività operative dell'organizzazione. L'organizzazione deve tenere sotto controllo le modifiche pianificate e riesaminare le conseguenze dei cambiamenti involontari, intraprendendo azioni per mitigare ogni effetto negativo, per quanto necessario. L'organizzazione deve assicurare che i processi affidati all’esterno siano tenuti sotto controllo (vedere punto 8.4).
Tutto questo ci riporta al metodo P.D.C.A. secondo il quale si pianifica, si mette in campo ciò che si è pianificato, si controlla il raggiungimento degli obiettivi prefissati in fase di pianificazione, quindi si intraprendono azioni di miglioramento o correzione in caso di fallimento e si ricomincia da capo.
In pratica gli elementi principali del sistema di gestione per la qualità sono racchiusi in questo primo paragrafo. Esaminiamo i passi che devono essere compiuti dalla Direzione aziendale in funzione della preparazione all’implementazione di un sistema di gestione per la Qualità:
passo 1 – redazione, pubblicazione ed affissione in bacheca del documento “politica per la Qualità”.
Passo 2 – redazione, pubblicazione ed affissione in bacheca di un organigramma aziendale (anche nominale) in cui sono specificati i ruoli e le responsabilità.
Passo 3 – Scomposizione del macroprocesso aziendale. La scomposizione di un macroprocesso aziendale in sottoprocessi è un'attività fondamentale per la gestione dei processi aziendali (BPM). I sottoprocessi sono unità di lavoro più piccole e gestibili, che possono essere facilmente mappate, monitorate e migliorate. Ecco alcuni passaggi da seguire per suddividere un macroprocesso in sottoprocessi:
a. Comprendere il macroprocesso. Il primo passo è comprendere il macroprocesso da scomporre. Quali sono i suoi obiettivi? Quali sono le sue attività principali? Quali sono le sue risorse?
- Identificare le attività principali. Una volta compreso il macroprocesso, è necessario identificare le sue attività principali. Queste sono le attività che sono essenziali per il raggiungimento degli obiettivi del macroprocesso.
- Raggruppare le attività in sottoprocessi. Le attività principali possono essere raggruppate in sottoprocessi in base a criteri quali:
- Requisiti tecnici o funzionali. Ad esempio, tutte le attività relative allo sviluppo di un nuovo prodotto possono essere raggruppate in un sottoprocesso di sviluppo del prodotto.
- Responsabilità organizzative. Ad esempio, tutte le attività relative alla vendita di prodotti possono essere raggruppate in un sottoprocesso di vendita.
- Fasi del processo. Ad esempio, tutte le attività relative all'acquisizione di nuovi clienti possono essere raggruppate in un sottoprocesso di acquisizione di clienti.
- Validare i sottoprocessi. Una volta identificati i sottoprocessi, è importante validarli con gli stakeholder ( parti esterne inteeressate e coinvolte nei processi ) dell'azienda. Questo aiuterà a garantire che i sottoprocessi siano effettivamente rappresentativi del macroprocesso e che soddisfino i requisiti degli stakeholder.
Ecco alcuni suggerimenti per la scomposizione di un macroprocesso in sottoprocessi:
- Non esagerare con la scomposizione. I sottoprocessi dovrebbero essere abbastanza grandi da essere gestibili, ma non così grandi da essere difficili da comprendere o da monitorare.
- Considerare la prospettiva dei clienti. I sottoprocessi dovrebbero essere raggruppati in modo da soddisfare le esigenze dei clienti.
- Essere flessibili. La scomposizione dei processi è un processo dinamico. I sottoprocessi possono essere modificati o riorganizzati in base alle esigenze dell'azienda.
La scomposizione dei processi è un'attività importante per migliorare l'efficienza e l'efficacia dei processi aziendali. Consente alle aziende di comprendere meglio i loro processi, identificare le aree di miglioramento e implementare le modifiche necessarie.
Passo 4 – per ogni area aziendale dovranno essere definiti i i dati da prendere in considerazione per una loro raccolta ed elaborazione.
Passo 5 – Mettere in atto un processo di raccolta, elaborazione e conservazione dei dat; volendo, si può ricorrere agli strumenti oggi forniti dall’intelligenza artificiale ( argomento trattato dal saggio “Sistema di Gestione per la Qualità aziendale (UNI EN ISO 9001:2015) ed Intelligenza Artificiale” edito in forma di e_book e distribuito da un famoso sito di acquisti on line).
Passo 6 – verificare la competenza del personale e valutazione di una possiblie formazione.
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